管理行动的重要性

    你想利用自己的时间做什么事情？你要把获取的信息运用到哪件事情上？你要把有限的精力花费在哪件事情上？这些是人们分配有限资源的时候必须作出的选择。这些问题的本质是，在某个时间，你应该做什么。也就是，我们要如何管理行动。

    这似乎是显而易见的。然而，你所要关心的项目、事务、未尽事宜的具体行动的数量之大常常会令你震惊，更别说那些没有识别的和没有决定方案的事务了。实际上大部分人都有很多自己没有意识到的事务在等待自己完成。常常能听到有人抱怨“我没有时间去……”，这完全是可以理解的，因为许多任务似乎势不可当地向你涌来。之所以有这种感觉，是因为没人能执行任务！你所能做到的仅仅是执行这个任务中的某一个具体行动步骤。在多数情况下，那些具体的行动步骤可能仅仅需要一两分钟的时间就可以完成，而正是这些不起眼的行动在推动整个任务的完成。

    在培训成千上万名专业人士的实践中，我发现，他们的突出问题并不是缺乏时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。就像在用雷达监视敌情，你应该在发现异常的第一时间作出反应，而不是等到问题严重了才手忙脚乱地处理。认识到这一点，会让你在行动管理中收获丰硕成果。

    采用自下而上的方法

    经过多年的观察，我发现自下而上的工作方法对提高个人工作效率最具实用价值，即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务。一般观点认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人的人生目标或公司的长期目标，然后定义工作的主要目标，最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是，大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身，进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。

    完全掌控各种事务（无论是工作篮中的还是脑海中的），并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态，将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来，你的创造力就获得了解放，它将更加有力地支持你着眼于新的高度，使你更有信心进行开拓创新。这是一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉，只有采用自下而上的方法处理事务的人才能体会到。

    当处理底层具体行动的做法，已经成为你日常事务处理模式一部分的时候，你也就为进行更高一级的思维活动做好了充分的准备。事实上，在你的日常工作以外，有更多有价值的事情在等待你思考。但如果你在底层具体行动上的控制管理能力不够的话，就很可能无暇顾及了。这就好似穿着宽大的泳衣游泳—你不得不手提着泳裤防止它掉下去，根本无心抬头看方向是否正确。

    我接触过许多经理人，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善地管理工作流程的必然结果。

    对行动的横向管理和纵向管理

    你需要从“横向”和“纵向”两个角度，来控制各种事务、项目和行动。“横向”控制是把你所涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部不停地进行全方位扫描的雷达，它的对象是一天里任何一件能够吸引你注意力的事务：药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不停的顾客、需要擦的皮鞋、买邮票、存一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情感到惊讶不已，因此，你需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事务，并在需要时及时地提供必要的提示，从而确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上。

    相比之下，“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起了下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息—你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要做什么准备等；或者你的公司即将进行部门重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广义上讲，这就是“项目规划”，它的焦点聚集在某一事务、状况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切（至少对目前来说）必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。

    横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。恰到好处的行动管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中，同时，对项目的适度聚焦能让你彻底了解和掌控项目所需的具体环节。