效率管理-现代管理理论的统一之组织结构(2)

    例如，组织在其运作过程中就必须与外部环境进行人员、材料、资金等方面的交流，才能保持其组织结构的不断地壮大和发展。具体地说，在对人员管理中，对其组织人员应不断进行成员更新，以便把那些不称职的成员清除出去，同时把组织中德才兼备的管理人才及时吸收到管理者队伍中来。新员工会带来不同的价值观和新观点、新方法。从外部招募来的员工对现有的组织文化有一种崭新的、大胆的视角，而较少有感情的依恋。典型的内部员工已经彻底地被组织文化同化了，受惯性思维影响，既看不出企业有待改进之处，也没有进行变革、自我提高的意识和动力，整个组织缺乏竞争的意识和氛围，呈现出一潭死水的局面。通过从外部招募优秀的技术人才和管理专家，就可以在无形中给组织原有员工施加压力，激发斗志，从而产生“鲶鱼效应”。在资金与材料的管理中，组织与环境不断进行资金交流，一方面可以从环境中获取资金，以保证管理活动的正常开支;另一方面，通过支出一部分资金可以改善管理环境或购进各种设备。而组织不断从环境中引进各种先进技术和设备，可以使原有的技术和设备得到更新，从而使组织能够随着生产力和社会的不断发展而发展。实践表明，建立相对稳定的开放性系统乃是保证组织不断适应新的环境的必要条件。

    二、组织结构应远离平衡态

    一个系统如果处于无差异的平衡状态，就意味着系统内不存在势能差。耗散结构论告诉我们，无势能差的平衡系统服从势能最小原则，因而它必然是一个低功能的系统。任何一个具有内在活力的社会系统，必定是一个有差异的、非均匀的、非平衡的系统。因为在平衡态下，系统内部混乱度最大，无序性最高，组织最简单，信息量最小。而且，系统一旦进入这种“死”结构的平衡态，便维持这种状态不变，很难取得前进和发展。这种从表面上看来的平衡，实际上会对现代管理起到极大的阻碍作用和窒息作用，使组织系统变得死气沉沉没有差异，缺乏竞争，陷入一种低功率、低效益的局面，这实际上就是官僚主义的来源，是现代管理之大忌。所以，“活”的动态的平衡是现代组织系统机制完善的根本标志，是现代管理者力求达到的目标。

    组织中的人员、结构、权力等都必须遵循远离平衡态原则。这也就是说，构成管理系统的人员必须具有各不相同的能力和水平，尤其是作为管理者系统的第一把手应具备把握全局的能力和权力，而其他成员则不必具备把握全局的能力和权力，只需具备把握某一方面全局的能力和权力即可。如果一个管理者系统的所有成员在能力、权力和专业知识方面相差无几，则势必出现互相扯皮、议而不决的局面，从而影响管理系统功能的发挥。在组织权力的组成上，一个人不能掌握所有的权力，管理系统的权力分配分散、均衡、相互制约。为适应现代经济和社会发展的要求，要由集中的、等级式的权力结构逐步演变到分散的、网络式的权力结构。构成组织的各个子系统的“大而全”和“小而全”的现象，都应该克服。

    远离平衡态是组织系统高效运作的又一必要条件，我们欲建立高度有效的组织管理系统，也必须遵循之。

    三、组织结构内部应适应非线形调节

    开放和非平衡为组织朝着有序的耗散结构发展提供了必要的条件。但组织要从无序向有序发展并使系统重新稳定到新的平衡状态还必须通过组织内部构成要素非线性相互作用来完成，即通过系统内部非线性机制的调节获得自我完善。也就是说，构成管理系统的成员之间依—定规则或程序而相互制约和相互监督，使该系统的每一个成员(包括第一把手)不至于做出超越管理权限的行为而破坏组织性。目前，有些组织的管理者之所以会发生贪污腐败行为，一个重要原因是系统成员之间缺少这种相互制约和监督的机制，结果使掌握大权的主要管理者可以不受任何约束地为所欲为，使整个管理系统的正常结构与功能遭到破坏。

    根据组织要素包括管理主体和管理客体，组织结构可以分为管理系统和业务系统，管理系统指挥、协调业务系统，业务系统完成组织的目标，管理系统和业务系统组成一个耦合系统，它们组成非线形的关系，它们之间相互作用共同实现组织的目标。

    管理系统又可继续细分为决策部门、执行部门、监督部门和反馈部门。这些部门在组织中相互联系，构成一个系统，从而使组织管理过程成为一个有始有终、不断周转和不断更新的完整过程。

    决策系统是现代化组织结构的核心，它的主要任务是对各种预选方案进行比较、鉴别、分析，权衡利弊得失，选定最优决策方案。决策系统对决策方案做出最后的选择以后，就需要高效率的精干的执行系统去实施。执行系统由多个部门和单位组成，一般是整个管理体系中机构和人员最多的部分。这个系统工作的好坏，决定着正确的决策能否变成现实。它必须准确地理解决策，合理地组织力量，科学地进行分工，明确地职责划分，毫无偏差地实现决策的目标。所以，这个系统特别应当强调机构精干、职责明确、考核及时、赏罚分明、协调一致以及工作效率高，以保证按时按质地完成任务，实现决策。任何决策或具体计划在执行过程中，执行的情况如何，遇到了什么问题，是否偏离了原定的管理目标，必须有灵敏、准确、迅速的反馈信息，以便决策和执行部门及时做出修正，以保证最终达到目标。信息反馈是否灵敏，是一个组织生命力强弱的重要标志。为了及时检验决策的正确与否，信息系统必须及时地进行信息反馈，把执行决策的效果与反应迅速报告决策系统、监督系统，以保证正确的决策得到积极贯彻，错误的决策能够及时纠正。只有通过决策、执行、反馈、再决策、再反馈的一系列过程，才能不断避免偏差、完善决策，最终实现预定目标。