效率管理-现代管理理论的统一之组织结构

    组织具有整体性，任何组织都是由许多要素、部分、成员，按照一定的联结形式排列组合而成的。一个组织，除了有形的物质要素外，在各构成部分之间，实际上还存在着一些相对稳定的关系，即纵向的等级关系及其沟通关系，横向的分工协作关系及其沟通关系。这种关系构成了无形的构造——组织结构，它涉及到组织的管理幅度的确定、组织层次的划分、组织机构的设置、各单位之间的联系沟通方式等问题。因此，组织结构也可以理解为一种组织形式，这种形式是由组织内部的部门划分，权责关系，沟通方向和方式构成的有机整体。

    就本质而言，组织结构是反映组织成员之间的分工协作关系。设计组织结构的目的是为了更有效地和更合理地把组织成员组织起来，即把一个个组织成员为组织贡献的力量有效地形成组织的合力，让他们有可能为实现组织的目标而协同努力。每个社会组织内部都有一套自身的组织结构，它们既是组织存在的形式，本身还是组织内部分工与合作关系的集中体现。所有组织成员都将在此结构中充当一定的角色，承接一定的工作，否则就没有资格待在组织之中。

    常见的组织结构的类型有：直线制、职能制、直线职能制、事业部制、超事业部制、矩阵制结构等。如果要问哪种组织结构最好?这的确是个很难回答的问题。因为每一种合理的组织结构，相对于一定的条件来说，都有其优越性，而当条件发生变化时，它就会逐渐丧失其合理性。组织结构是随着生产力和社会的发展而不断发展的，每一种类型的组织结构都有其优点和缺点，都有一定的适用范围，世界上没有也不可能存在适用于一切情况的十全十美的组织结构。因此，笼统地问哪种组织结构最好，离开具体条件，是无法做出明确的判断的。但是，相对于某一组织特定的条件来说，必定有一种更有利于提高管理效率的，因而也是最佳的组织结构。否则，就没有研究组织结构的必要，也没有改革组织结构的必要了。最佳的组织结构，是最适合组织存在的特定条件的结构。

    组织结构问题在整个组织现象中举足轻重，建立一个结构合理、运转灵活的组织，是保证组织任务有效完成的最基本的前提条件。从工作实践上看，组织结构是否合理对于组织的效率影响极大。各国政府行政部门和企业中存在的官僚主义现象，如职责不清、权限不明、机构臃肿、冗员充斥、办事拖拉、相互扯皮等问题都与不合理的组织结构紧密相关，认真研究组织结构问题，对于改变不合理的政府行政部门和企业的机构设置和权限划分，对于提高管理工作效率都有十分重要的实践意义。从学术理论上，各国学者始终把组织结构问题作为组织理论的研究重点而加以密切关注，从早期的韦伯的官僚组织理论到现代的系统组织理论研究无不如此，组织结构方面的研究是组织理论中成果最丰富并最具特色的部分。

    尽管组织结构问题研究已经取得了极为丰硕的成果，但是人们的研究兴趣仍未降低。这一方面是由于社会的进步和组织的发展不断向人们提出新的课题，需要进行认真的解答;另一方面也在于现有的研究成果还不完善，还有待于进一步发展，其中一个重要问题就是缺乏一个关于组织结构的分析框架，这就使得人们要想从宏观上把握组织结构问题显得十分困难。

    就传统的组织结构设计而言，是以韦伯的官僚组织体制为代表，该理论存在着许多不足，主要表现在：

    一、韦伯对官僚组织的分析偏于静态研究，过分强调了机械式正式组织的功能和层级等级体制。等级系列的阶层体制是理想的行政管理体制的一个基本特征，是用以维护组织的次序和保证其效率的一项重要原则。按照这一原则，下级必须接受上级的指挥、控制和监督，而且，下级的升迁也完全由上级决定。这样，就难免会造成下级人员对上级人员逢迎拍马，报喜不报忧，从而阻碍了上下级之间的沟通渠道。过于强调遵守组织规则和各项制度，在面临紧急和意外问题时，组织陷于僵化，缺乏应变的灵活性与弹性，会消弱组织人员的主动性、积极性和创造性。严格按照规章制度处理各项业务是实现组织目的的必要条件，然而，不问具体情况的过分地强调和机械地执行它，就会使本是实现组织目的的手段反而成了工作的目的。用种种繁文缛节束缚人们的手脚，使组织活动失去了应有的效率，人们为了保证自身的利益，处事谨小慎微，只看是否符合规章制度，而不顾组织的根本目的，在组织的各个相关部门和成员之间，遇事推诿扯皮，相互掣肘。等级制度是非人格化的，使组织变成一个不注重成员感情、缺乏人情味的团体。所有这些，都必然要影响组织的团结和业务效率的提高。结果，官僚主义现象就可能逐渐滋生和蔓延开来。

    二、韦伯理论偏重于对组织内部形态和管理结构进行分析，缺乏组织和组织环境相互关系的探讨，这是传统组织理论中存在的共同问题。其实，根据现代系统理论，任何一个组织系统都是在一定的环境下生存发展，而且环境是在不断变化的，同时，组织的生存发展也是在不断地和环境变化进行相互作用下前进的，这是一个动态的过程。

    现代组织理论对组织结构有了更加深刻地理解。系统理论把组织分为两种，即封闭系统和开放系统。所谓封闭系统，就是摒弃社会环境因素对组织的影响，而单独研究组织问题，韦伯的官僚组织结构实际上就是建立在封闭系统上。开放系统把组织当作一个生物或社会有机体，它与社会环境的互相作用，从而保持组织的功能与社会环境间的动态平衡。客观世界的各种系统(无论是有生命的，还是无生命的)，实际上都是与周围环境有着相互依存和相互作用的开放系统，绝对的孤立系统客观上是不存在的。

    以开放系统为研究对象的耗散结构论所研究的关于开放系统的非平衡、非线性、涨落、突变等方面的现象和规律，所涉及的范围很广。人们把它的应用范围扩大到社会、经济、管理等各个领域，探索在更广阔的领域。应用耗散结构论的一般原理和方法，可以用来分析、解决组织结构的设计，根据其理论对于组织结构的设计可以归纳如下：

    一、组织结构应具有开放性

    耗散结构论告诉人们，任何系统要求得发展，从无序发展为有序，或从低级的有序发展为更高级的有序，都必须首先使系统开放，开放是系统有序化的前提，是耗散结构得以形成、维持和发展的首要条件。只有对外开放，从外界吸收负熵流来抵消自身的熵产生，才能使系统的总熵逐步减少，从而维持其有序或从无序到有序的演化。

    组织需要与环境进行物质、能量和信息的交换才能维持，所以它也属于耗散结构。一个良好的组织系统，必然是个有序的自组织系统，必然要求对环境开放，只有对外界开放，组织系统才能新陈代谢，才能有适应环境的能力和旺盛的生命力。现代组织系统开放的程度如何，直接决定着管理效能的大小。